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天津保安介绍保安接听电话用语规范

天津保安公司介绍保安接听电话用语规范

 

接听电话前

 

保安在接听电话时,必须在电话铃声响起三声之内将电话接起

 

如果在电话来时保安队员正在接听其他电话或因工作不能及时接听电话,致使电话铃响超过3声,再接电话时必须先说:“对不起,让您久等了”再讲“××岗位保安×××为您服务”

 

保安队员在接听电话前应保持良好的心态,如果在接听前因工作、队员之间矛盾、个人私事等情况心情不好的,可以在接电话前先深呼吸一下暂时忘记使自己心烦的事,以良好的心情和充满活力的声音接听电话

 

接听电话中

 

接听电话首先应该说:“您好!××岗位保安×××为您服务!”,例:“您好!大门岗保安孙兴亮为您服务!”

 

保安队员在接听电话时必须保持足够的耐心与热情。注意控制语气、语态、语速、语调,语言亲切简练、礼貌、和气。一定要具有"自己就代表公司"的强烈意识

 

要仔细倾听对方的讲话,不要在对方话没有讲完时打断对方。如实在有必要打断时,则应该说:“对不起,打断一下”

 

对方声音不清楚时,应该善意提醒:“声音不太清楚,请你大声一点,好吗?

 

如电话打进来了,对方要找的人不在,应先向对方说明情况,再询问对方名字,联系到该人后应立即转告,保安队员要做好详细的电话记录(寻找何人、对方姓名、留言要点、回电号码)

 

转接电话,首先必须确认,并说:“请稍等”

 

谈话结束时,应让对方先挂断电话。同时不要忘了说“再见”

 

万一对方拨错了电话或电话串了线,也要保持风度。切勿发脾气“耍态度”。确认对方拨错了电话,再告之电话拨错了。对方如果道了歉,不要忘了以“没关系”去应对,而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧仔细些”

 

如果有可能,不防问一问对方,是否需要帮助他查一下正确的电话号码。这样做了可以借机宣传我公司以礼待人的良好形象

 

在通话中,不要对着话筒打哈欠,或是吃东西。也不要同时与其他人闲聊。不要让对方由此来感到在受话人的心中无足轻重